20181117–Validación de Información

Antecedentes:

• Desde el mes de mayo se sacó el primer reporte de "Validación de Tiempos" muertos y se establecieron desde entonces una serie de requerimientos que se les hicieron llegar en cuanto a la información. Se hizo mucho énfasis en el tema de obras paradas que no se deben de trabajar cuando en el ciclo pasado también estuvieron paradas y que la única forma de validarlo aparte de nombre / teléfono (que es información con un alto grado de desconfianza por su facilidad para falsificar), era la imagen del producto, en este caso cemento.
• A partir de ese primer reporte en no menos de 5 reuniones se les ha hablado de los mismos temas y que se harían descuentos en función a esos porcentajes de efectividad de otener información.
• Hasta el día de hoy no se han realizado descuentos por los anteriores aspectos.
• Adicional, al día de hoy se descuentan aproximadamente un 30% del total de errores en procedimientos, manera de llenar la boleta y controles que dejan de hacer sin justificación.

Reporte Actual:
Cuadro #1: El cuadro siguiente muestra la efectividad para obtener información:

Cuadro #2: El siguiente cuadro muestra los porcentajes de obras en sus diferentes estados:

Como pueden observar, hay personas que están trabajando muchas obras paradas y finalizadas. Sin embargo, han sido "muy pocos" los que informan de listas que estén mal trabajadas por encuestadores anteriores lo cual deja sospechas de lo que están haciendo.

Cuadro #3: El siguiente cuadro muestra los tiempos pasivos, es decir, la cantidad de pausas mayores a 30mins entre encuestas.

Anotaciones:

• Hay una bajo índice para obtener números de teléfono
• En el caso de las fotos de cemento si e preocupante que la efectividad se ha venido para abajo, tanto así que hay personas que no toman foto de cemento en obra y estamos hablando que estos datos son únicamente de OBRAS ACTIVAS.
• El porcentaje mínimo aceptado es de 70% de obras ACTIVAS y que deben de tener fotos de cemento
• Está claro, hay indicios suficientes para sospechar que se están trabajando obras paradas y que se reportan como activas.
• Argumentos como horas de finalización de obras no son válidos, ya que tampoco representaría un porcentaje significativo ya que tampoco es válido que todos los días se esté trabajando en horas inhabiles y mas pareciera que es una mala práctica para hacer la misma cantidad de obras de 6 días en 5, para regresar antes.

Por lo tanto:

• Se hará una validación en escritorio de lo siguiente:
  • Que la fotos entre obra de la semana anterior y el supuesto amarre con la obra de la lista correspondan a la misma obra
  • Se validarán fotos para determinar si las obras han tenido un avance comparativo
  • Se validarán coordenadas
  • Se validará que las fotos no se tomen desde el vehículo
    • Se validará angulo de imagen
    • Se validará si la imagen está opaca por el polarizado del carro
  • Se validarán que hayan comentarios de los motivos por los cuales no hayan tomado foto
  • Se validarán coordenadas para ver que correspondan a la misma obra
  • Se validarán las obras paradas, específicamente que no hayan estado paradas en ciclos anteriores.
  • Se validarán las obras finalizadas, para determinar que no estén tapando errores de otros encuestadores y que prefieran finalizar a reportar que el territorio está mal trbajado.

• Definitivamente encontraré inconsistencias, no se tomarán como error sino que se descontarán la cantidad de obras con ese tipo de errores de las obras realizadas la semana del 5 al 11 de noviembre (la que está finalizando)
• Se hace la observación de que si encontramos personas que están falsificando información y/o alterando descaradamente los procedimeintos establecidos se tomarán medidas correctivas.
• En su momento se determinó que una medida podría ser suspender el pago hasta validar la información, pero por tranquilidad de ustedes y de sus compromisos se les dará la opción de firmar un documento donde dan FE de que lo que han realizado cumple con la normativa establecida y de lo contrario estarán sujetos a sanciones y descuentos correspondientes.
• Este documento lo firmarán el día lunes 19 de noviembre a la salida de ruta.
• De no estar de acuerdo y desean validar su información, estamos en la disposición de hacerlo pero retendremos el pago hasta realizar la actividad de auditoria, de lo contrario deberán firmar el día lunes.

20181112–Alertas PARADAS

Casos de Alertas a Considerar:
A partir de hoy considerar las siguientes opciones, para ir rebajando de las listas aquellas obras que en algún momento estuvieron activas y reportaron competencia pero por distintos motivos se quedaron paradas de una manera prolongada y así que no aparezcan más en listas:

• Obras Paradas definitiva en Alertas: Estado obra = Parada / Estado alerta = Finalizada
• Obras Finalizadas: Estado de obra = Finalizada / Estado alerta = Finalizada
• Obras Paradas Temporales: Estado obra = Parada / Estado alerta = En proceso

20181112–Procedimientos

Plan de Seguridad Operacional
Por parte de CONSTRURED darán un seguimiento estricto a sus proveedores de servicios y es imprescindible que los integrantes de los equipos de trabajo de campo cumplan con los requerimientos mínimos descritos a continuación:

• Vehículos
  • Los vehículos deben funcionar adecuadamente sin excepción, de lo contrario NO DEBEN trabajar.
  • Las luces deben estar funcionando correctamente (luces frontales y traseras)
  • Uso de cinturón de seguridad
  • Motos: Uso de casco obligatorio, guantes, protectores, chaleco de señalización
  • No usar teléfono móvil al manejar (de hacerlo, deben usar audífonos / handsfree)
  • Tener licencia de conducir vigente
  • Documentación de vehículo en orden
  • Pago de impuestos al día
  • No sobrepasar límites de velocidad en rutas donde transitan
  • Se creará un formulario donde deberán subir sus documentos, de no hacerlo, se dara un plazo no mayor a dos semanas para arreglar la situación ya que de de no hacerlo, no trabajarán hasta arreglar las situaciones.

• Uniformes
  • Uso de jeans en campo
  • Identificación
  • Chaleco y camisa/playera (uso obligatorio)
  • Zapatos adecuados, principalmente los que usan moto.

• Normas de traslados
  • No deben viajar en ruta (carretera) durante las noches
  • Deben de comunicarse e informar cuando se movilicen
  • Deben reportarse 4 veces al día (7am, 12pm y 5pm)

De no cumplir con las anteriores disposiciones, se tomarán medidas drásticas con el personal que no acate las instrucciones.


Encuestas
Siguen cometiendo muchos errores en las encuestas:

• Mala asignación de código de lista
• Tipos de obra incorrecto - En los casos de otros siguen viniendo boletas sin el tipo de obra OTROS
• No viene información de frente, fondo y alto
• El uso del acero es distinto al de hierro en las obras
• No están haciendo más obras que las de la lista.
• En los casos donde están apoyando a los Recuperadores (ej: Jalapa) y si se visita una obra más de una vez deben separar las boletas de esas obras ya que eso nos está generando mucho problema. No hay un procedimiento para hacerlo pero deben de indicarlo y mantenerse en comunicación con mi persona directamente para definir cómo se manejará la papelería.
• Letras ilegilbles: Hemos sido muy tolerantes en cuanto a la calidad de caligrafía. En repetidas oportunidades se les ha pedido que mejoren la letra, que hagan números legibles, que escriban de tal manera que se pueda entender pero hay personas que han persistido en ese tema. El día de hoy enviaremos ejemplos de personas con las que deben de cambiar la letra, de no hacerlo, no podremos seguir contando con ellas para la siguiente semana ya que nos está metiendo en muchos errores esa situación.

Validación de imágenes:

• Durante esta semana se tomará una muestra de 50 obras de cada encuestador para validar las fotos que correspondan a la misma obra de la vez anterior, no serán de un solo día sino de varios y con el porcentaje de efectividad se determinará si están haciendo bien el trabajo y medidas a tomar.
• Se dejará como parámetro un 80% de igualdad (40 de las 50), permitiendo que por x o y motivo el 20% las fotos no correspondan, pero de sobrepasar ese porcentaje entonces se descontarán la cantidad de encuestas que no coincidan para el próximo pago.
• Si el error lo cometió el encuestador anterior, el descuento irá para el que haya omitido reportarlo ya que ese es el propósito de cruzar territorios de que se valide la información, de ser el mismo entonces con mayor razón se descontarán las obras.
• De esta manera se irán incrementando los controles:
  • Iniciar a llamar a los teléfonos que indican
  • Validación y comparación de distancias entre puntos
  • Validación en campo de documentos e información

Envío de documentos por IAUDITOR:

• Para los departamentos de la region Central: Escuintla, Santa Rosa y Chimaltenango deben de enviar imágenes de documentos de lunes a viernes SIN FALTA.
• Los departamentos de Guatemala y Sacatepéquez deben de entregar papelería los días lunes - martes por la tarde cuando se pueda o bien martes y miércoles a las 6am. Ante cualquier eventualidad deberán enviar los documentos por IAUDITOR pero coordinando con José Carlos.
• Las imágenes deben de ser de buena calidad, buscando un lugar adecuado, con buena iluminación que permita ver la encuesta de manera correcta.
• Cada uno es responsable de subir las imágenes, tanto el no enviarlo o bien, enviarlo mal serán considerados como error (10 x mal envío)
• Luego de subir fotos deben de sincronizar y confirmar que las imágenes esten subidas en el reporte.

20181106–Nuevas líneas telefónicas TIGO

Política de uso de línea telefónica TIGO – APRENDE:

Estimados Encuestadores:
El motivo de este documento es presentarle las políticas del uso de la línea telefónica de Tigo que la empresa les asigno.
USO DE LA LINEA
La nueva línea telefónica DEBERÍA ser de uso exclusivo de la Empresa, llamadas y datos, sin embargo será imposible controlar que sea el 100% de esa forma. Por tal motivo se detallan a continuación la política de uso y consumo de datos:

• Se inició a asignar progresivamente líneas telefónicas de TIGO a los encuestadores, priorizando la antigüedad de los mismos.
• El pago de estas nuevas líneas corren por cuenta de APRENDE.
• Ya no se permitirá liquidar en sus gastos semanales la compra de DATOS que se usen en la semana.
• Las líneas telefónicas disponen de llamadas a Tigo ilimitadas y algunas llamadas a otros operadores, whatsapp ilimitado y 6gb mensuales de datos.
• La comunicación debe ser:
  • Encuestador – Oficina,
  • Encuestador – Encuestador
  • Encuestador – Recuperador

Es permitido que exista comunicación entre encuestadores, pero limitarla para trabajo y apoyo, ya que por ser ilimitada esperamos que no pierdan mucho tiempo hablando por teléfono.

• Relacionado con el uso de datos, es importante mencionar que cada persona es responsable del uso de datos ya que la cantidad que dispone la línea es más que suficiente para enviar mensajes, imágenes de boletas y todo lo relacionado con el trabajo. Dejamos claro que de quedarse sin datos por consumo, el encuestador deberá asumir el pago de compra de tiempo de datos para finalizar el período de facturación.
• Por el motivo anterior es que se les pide “ética” en cuanto al uso ya que la línea es propiedad de la empresa y deberán de darle un uso responsable, evitando así el uso excesivo e irresponsable de datos, youtube, deezer, spotify, redes sociales (Facebook, Instagram, telegram y/o cualquier otro), etc.
• El período de facturación inicia el 13 de cada mes y finaliza el 12 del mes siguiente.
• Solicitamos a Tigo el servicio de detalle de llamadas para validar que no se use el teléfono de manera indebida, llamando la atención de las personas que lo hagan.
• En todo momento el encuestador deberá permanecer conectado y con la disponibilidad del teléfono.
• Ya no se permitirán excusas de comunicación por falta de saldo o señal.
• No es permitido intercambiarse líneas entre los encuestadores sin autorización previa por parte del Ingeniero Julio Rubén Román.
• Se les asignará un correo electrónico de la empresa el cual nos servirá para realizar envíos de información a cada encuestador.
• Todo gasto adicional de la línea telefónica (llamadas internacionales, datos adicionales, llamadas a otros operadores, etc.) serán descontadas del pago.
• Si por algún motivo la línea telefónica es extraviada o robada debe informar rápidamente a la oficina para poder hacer el procedimiento de reposición del chip y cancelación.
• A aquellas personas que tengan líneas personales de TIGO y/o cualquier otro operador deberán de igual forma de usar la nueva línea, ya que esto es por política de la EMPRESA y requerimiento el cliente.

20181103–Rendimiento

Adjunto está el cuadro de Rendimiento de las últimas dos semanas:



Cualquier duda, me la envían al privado pero se harán correcciones para la siguiente planilla.

Saludos,